2. 기본 플래닝 방법에 충실 하자

플래너는 시간관리 프로세서에 가장 잘 맞게 구성이 되어 있습니다. 사명, 가치와 역할을 기본으로 하여 목표를 세우고 이를 통하여 월간, 주간, 매일 목표와 계획을 세울 수 있도록 되어 있습니다. 이 정도는 다들 알고 계시리라 생각 되는데… 문제는 이렇게 쓰시는 분들이 그리 많지 않다는 것이죠. 심지어 시간관리 교육을 받으신 분들도 말입니다. 왜 그럴까요?

이유는 간단합니다. 뭔가 목표를 두고 계획을 세워서 하는 것과 이를 위해 수시로 메모를 해야 하는데, 이 모든 것이 어색하기 때문이죠. 물론 습관에서도 문제가 좀 있고요.

어색한 것을 익숙하게 하고 습관화 하기 위해서는 먼저 재미만큼 좋은 것이 없습니다. 모든 일이 그렇듯이 시간관리도 나름대로의 재미를 들여야 합니다. 그래야 스스로가 하려고 하겠지요. 우선 시간관리에 재미를 들이려면 먼저 원칙대로 하면 안됩니다. 무슨 말이냐 하면 그저 막막한 목표를 세우려고 끙끙거리고 계획까지 세우려니… 그저 한숨만 나오기 십상이지요. 왜냐 평소에 잘 안 하던 것들이니깐요.

그럼 어떻게 해야 할까요? 먼저 장기나 단기 목표부터 하는 것이 아니라. 당장 이번 달부터 해보는 겁니다. 그래도 이번 달에 달성하고자 하는 목표 정도는 가볍게 써 주실 수 있자 나요? 먼저 플래너를 편 다음 월 탭에 보면 해당하는 달의 업무리스트를 쓰는 공간이 있습니다. 이 란에 개인적인 목표, 그리고 직업적인 목표를 써 놓는 겁니다. 쓰실 때에는 이달에 하고자 했던 것들을 생각나는 대로 일단 먼저 쓰는 것이 중요합니다. 머릿속에다가 ‘이걸 써 말어?’ 하다가는 원하는 목표들을 잊어버리는 수가 있고 아까운 시간까지 날리는 수도 있다는 거 명심해야 합니다. 목표를 다 쓴 다음 각 목표의 왼쪽에 날짜를 쓰는 란이 있지요 거기에는 ‘언제까지 하겠냐’ 라는 마감일자를 씁니다. 이렇게 하면 월간목표를 끝^^

그 다음은 주간목표 및 계획을 세우는데, 주간계획은 책갈피에 넣는 위클리콤파스를 이용하는 겁니다. 이렇게 말씀 드리면 가끔 ‘무슨 주간계획을 이런 것에다 쓰느냐’라고 하시는 분들이 있는데 일단 써보시면 압니다. 주간계획을 세우기에 앞서 늘 먼저 봐야 할 것이 있지요. 바로 월간목표 입니다. 월간목표를 보지 않고서는 주간계획을 절대 세울 수 없습니다. 주간계획을 세우기 위해서는 반드시 월간목표에서 주간계획이 나와야 한다는 것! 아주 아주 절대로!! 앞으로 반드시 지켜야 할 원칙 중에 원칙 이라는 것을 머릿속에 꽉 새겨놔야 합니다. 그만큼 중요하기 때문 입니다.

자 그러면, 위클리컴파스를 보면서 주간계획을 세워 볼까요? 위클리콤파스에 보면 3가지로 나눌 수 있습니다. 첫 번째는 날짜를 쓰는 겁니다. 여기에 날짜는 일주일 간을 쓰는데, 보통 월요일부터 일요일까지 쓰는 것이 좋습니다. 많은 분들이 월요일부터 금요일이나 토요일까지만 쓰기도 하는데, 시간관리란 주말까지 모두 포함 시켜야겠죠. 이는 직업적인 것만 하는 것이 아니라 자신의 개인적 시간관리를 포함하기 때문 입니다.

두 번째는 심신단련 입니다. 늘 일만 하는 것이 아니라 자신의 에너지를 충전하기 위한 것이라고 생각하면 딱 입니다. 신체적, 사회/감정적, 정신적, 영적 이렇게 4가지가 있는데, 신체적은 주로 건강을 생각하시면 됩니다. 운동이라든지 또는 건강식 같은 것도 좋습니다. 이러한 것들을 일주일 동안 집중적으로 할 것을 적으시면 되고요, 사회/감정적은 사회에 기여하는 것들이라고 생각 하셔도 좋습니다. 봉사활동이라든지, 자신의 인맥에게 메일이나 전화 안부도 좋지요. 정신적은 도서와 같은 자신의 지식을 쌓아 가는 것을 적습니다. 영적은 자신의 내면의 안정을 위한 것으로 종교가 있으신 분은 기도가 좋겠지요? 아니면 명상도 매우 좋습니다. 차분한 음악을 들으며 휴식을 취하는 것도 좋지요^^ 이 심신단련 부분은 필수는 아니지만 잘 활용한다면 늘 건강한 신체와 더불어 정신력을 발달 시키거나 유지 할 수 있게 됩니다.

세 번째는 주간계획을 세우는 곳입니다. 먼저 보시면 역할과 목표를 쓰는 공란이 있는데, 일반적인 주간계획과 달리 역할이라는 것을 주목할 필요가 있습니다. 즉 역할을 쓰다 보면 직업적인 부분과 함께 개인적인 역할을 모두 쓰기 때문에 일에 대한 균형을 유지 할 수 있게 됩니다. 예를 들어 직업적이라고 하면 저의 경우 ‘강사’를 역할에 쓰고 나서 각각의 목표를 쓰게 됩니다. FPUG회원에게 Weekly Letter 발송, Outlook 관련 원고 집필, 플래너 잘쓰기 원고 쓰기 라고 주간계획을 세웁니다. 그리고 개인적인 경우는 ‘아빠’로서의 역할로 아이들과 함께 책 2권 읽기, 주 2회 게임 함께 하기, 집 청소 함께하기 등이 있지요^^ 여기까지 주간계획을 세웁니다.

이렇게 월간목표와 더불어 주간계획을 세웠으면 그 다음은 365일 매일 해야 하는 것이 바로 일일계획 입니다. 일일계획은 언제 하는 것이 좋으냐 라고 해서 어떤 분은 전날 밤에 미리 하는 것이 좋다 라고 하는 분들도 계시고 또 어떤 분은 매일 아침에 하는 것이 좋다라고 합니다. 여기서 이렇게 해라 라는 정답은 없습니다. 자기 전에 일일계획을 하는 것이 편하다면 그렇게 하시고요 아침에 하는 것이 편하다라고 하는 분은 그렇게 하시면 됩니다.^^;

그러나 저녁에 하든 아침에 하든 늘 확인을 해야 합니다. 아무리 잘 세워 놓은 목표와 계획 일지라도 확인하지 않으면 정말 후회 할 일만 남게 되거든요. 해서 저는 저녁에 생각나는 일부를 써놓기도 하고 다 쓰기도 하지만, 아침에 꼭 확인합니다. 보통은 아침에 일일계획을 세우는 편입니다.

일일계획을 세우 때에는 반드시 주간계획을 통해서 작성하셔야 합니다. 역시 월간목표를 통해서 주간계획을 세우듯이 일일계획도 주간계획을 통해서 세워야 합니다. 이것도 반드시 지켜야 할 원칙 입니다. 물론 주간계획에 없는 것들이 들어갈 수도 있습니다. 유도리 있게 해야겠지요^^;

이렇게 하면 여러분들이 일일계획을 하나씩 이루게 되면 자연스럽게 주간계획이 달성이 되겠죠? 그리고 주간계획이 달성되면 월간목표는? 당연히 하나씩 달성되게 되어 있습니다. 이것이 시간관리의 흐름이자 원칙 이라는 겁니다. 이렇게 하나씩 목표를 달성해 나가다 보면 나름대로 재미를 느끼게 되고 더 큰 목표들을 이룰 때 마다 자신감과 쾌감으로 인해 자신의 사명까지 모두 이루게 되는 것입니다.

자 슬슬 지금 가지고 있는 플래너를 쓰고 싶은 마음이 더욱 더 들지 않습니까?

3. 그 외 것들

플래너를 보다 더욱 잘 쓰기 위한 습관 만들기!!

첫째 항상 휴대하세요. 가능한 늘 손에 잡고 있는 것이 좋습니다. 간혹 외출 시에 가방에 넣고 다니더라도 쉽게 꺼낼 수 있는 곳에 넣어 두는 것이 좋습니다. 다만 습관을 들이기 위해서는 신용카드라던가, 교통카드 등을 플래너 카드 넣는 곳에 넣고 다니면서 수시로 플래너를 꺼낼 수 있도록 하면 효과 매우 좋습니다. 사무실이나 집에 계시더라도 잘 보이는 곳에 펴 놓으세요. 그러면 자연스럽게 계획을 확인하게 되고 메모 등을 하게 됩니다.

둘째 자주 메모 할 수 있는 것들을 설정 하세요. 저는 매일 쓰고 들어오는 비용을 플래너에 적어 놓습니다. 그리고 저녁에 엑셀에 옮겨 정리를 하지요. 이렇게 하면 특별한 메모 거리가 없더라도 가계부를 위해 열고 쓰게 됩니다. 이렇게 하면 메모의 기본을 익히기도 하지요.

셋째 너무 꾸미려고 하지 마세요. 플래너는 자신만을 위한 것이지 남을 위한 것이 아니지요. 가령 글씨를 너무 이쁘게 쓰려고 한다든지, 어떻게든 예쁘게 꾸며 다른 사람들로부터 관심을 보이려고 한다든지… 모두 시간이 지나면 허사라는 것을 알게 됩니다. 그 이전에 오직 시간관리와 메모의 도구로 꾸준히 쓰는 것이 좋지요.

마지막으로 쓰기 싫을 때는 억지로 쓰지 마시고 과감히 공란으로 두세요. 스스로 압박하는 도구로 만들지 말란 말이죠 단 3일 이상은 넘기지 맙시다.^^

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‘뭐 이렇게 복잡해…’ 플래너를 쓰시는 분들이라면 한번쯤 생각해 본 말일 겁니다. 다른 다이어리나, 수첩들에 비해 복잡한 것만은 틀림없는 사실이기 대문이죠. 이러한 것 때문에 쓴지 얼마 안되어 남에게 주거나, 다이어리처럼 쓰는 분들도 계시더군요.

운전을 하기 위해서는 자동차를 먼저 알아야 하지요. 변속기는 어떻게 쓰고, 시동은 어떻게 걸고 등등 그 다음에 운전을 하게 되지요. 플래너 또한 마찬가지 입니다. 시간관리라는 운전을 하기 이전에 구조와 기능을 알면 플래너도 쉽게 사용할 수 있게 됩니다.

자 그럼 이 글을 읽기 전에 여러분들이 가지고 있는 플래너를 펴 보시기 바랍니다. 꼭 그럴 필요까지는 없겠지만, 이왕이면 플래너를 가지고 하나씩 보면서 하는 것이 기억하기도 좋습니다. 자동차 사용법을 배울 때도 차 안에서 하나씩 보면서 또 작동해 보면서 하는 것이 더 빠르겠죠?

자 그럼 먼저 플래너에는 어떤 것들로 구성되어 있는지 봅시다.

플래너를 처음 구입하여 포장을 열어 보면 뭔가 잔뜩 들어 있는 것을 볼 수 있습니다. 플래너를 계속해서 써왔던 분이라면 그냥 조립(?) 할 수 있겠지만, 처음 써보는 분이라면 어리둥절하게 만들지요. 이런 수첩 류에 오죽하면 설명서가 다 있겠습니까?…

구성품을 대충 보면 바인더, 책갈피, 위클리콤파스, 1년치의 속지, 보관 케이스, 미래계획, 사명 및 가치, 목표 등이 있고, 그 외 번호 텝, 주요정보, 금전관리, 주소, 보조수첩 등이 있지요. 여기서 처음 쓰시는 분들은 뭐 잘 몰라서 이기는 하지만, 대부분의 속지를 모두 바인더에 집어 넣으려고 합니다. 뭐 설명서대로 넣고 다녀도 좋기는 하지만, 이렇게 하면, 너무 뚱뚱해지기 일쑤 이거든요. 무겁기도 하고요^^

자 그럼 어떻게 하는 것이 좋을 까요. 지금부터 본격적으로 시작 해 봅시다~~~

1. 플래너 가능한 날씬하게 만들자.

플래너를 오래 쓰지 못하는 이유 중에 하나가 플래너가 뚱뚱해서, 또는 무거워서 라는 것이죠. 앞에서 구성품 이야기 할 때 잠시 이야기 했지만, 대다수 분들이 설명서에 나와 있는 대로 플래너를 조립하는 경우가 많습니다. 거기에 몇 가지 따로 구입한 기능성 속지에 액세서리까지 하면 정말 개그맨 정형돈씨를 생각나게 만들지요. 관건은 이렇게 모든 것들을 다 집어 넣는다고 다 되느냐 라는 건데, 절대 아니라는 겁니다. 되려 불편하기만 하지요. 그렇다면 어떤 것들을 넣고 다녀야 잘 했다고 소문이 날까요?

먼저 자주 쓰는 것과 그렇지 않는 것 2가지로 구분을 합니다. 그럼 자주 쓰는 것은 무엇이 있을까요? 매일 쓰는 것은 데일리 속지가 있지요. 그리고 주간 별로 쓰는 위클리콤파스가 있고 한 달에 한번 쓰는 월간계획이 있습니다. 이 3가지는 자주 쓰는 동시에 수시로 봐야 하는 것들이기에 꼭!, 반드시! 바인더에 들어가야 합니다. 그 다음 자주 쓰지 않는 것은 뭘까요? 아주 간단하지요? 자주 쓰는 것 외에 나머지 것들입니다. 하지만, 시간관리에서의 중요도 비중은 자주 쓰지 않는 것들에 많이 있지요. 예를 들어 사명과, 가치, 그리고 목표 등 입니다.

말 그대로 한다면 자주 쓰는 것과 더불어 중요도가 높은 것들까지 모두 바인더에 넣어야 하는데, 그렇다면 설명서 그대로가 아닌가라고 의문이 드시는 분들 분명 계실 겁니다. 당연히 의문이 들어야 하지요^^

그러나 사용빈도와 더불어 사용 방법을 달리 한다면 이야기는 또 다르게 흘러가게 됩니다.

저의 경우 사명서와 가치는 플래너에 들어 있는 속지를 이용하지 않고 포스트잇에 적어놓은 다음 플래너속 앞쪽에 붙여 두어 아주 심플하게 만들어 두었습니다. 벌서 여러 장의 양을 줄일 수 있지요. 그 다음 목표인데, 이 목표는 기본 속지에 제공되는 것을 이용하기에 목표가 많기 때문에 저 나름대로의 방법으로 별도 관리 합니다. 예를 들어 장기목표와 단기목표를 분류하여 각각의 목표를 A4용지 한 장에 적은 다음 목적과 언제까지 이룰 것인가 그리고 세부 계획을 만들어 놓습니다. 이렇게 만들어 놓은 목표가 100여가지가 됩니다. 따라서 파일에 넣어 놓고 주간계획 때 마다 한번씩 확인하곤 합니다. 이렇게 하면 목표 속지까지 빠지게 되겠지요. 그 다음은 역할 입니다. 역할은 늘 위클리콤파스에 고정해 두다 시피 하기 때문에 별도로 만들지 않았습니다.

그밖에 주소록은 아웃룩을 이용하여 활용하고, 연락처야 휴대폰으로 관리 하기 때문에 굳이 플래너의 주소록을 이용할 필요가 없지요. 금전관리의 경우 엑셀을 이용하여 별도로 편리하게 관리 합니다. 보조수첩은 생각보다 쓸일이 없더군요^^ 주요정보 또한 그렇고요

해서 제 플래너에는 딱 3개월 치의 데일리 속지만이 들어가 있습니다. 아 한가지 더 있다면 지하철 노선도 정도^^ 정말 매일 쓰고 확인해야 할 것들만 들어가 있지요. 그래도 가금 아쉬울 때가 있지 않겠냐 라고 생각 하실 분들도 계실 거라 생각이 드는데… 결코 그렇지 않습니다.^^ 뭐 지방이나 해외로 몇 달간의 장기 출장을 간다면 모르겠지만요^^

여기서 한가지 팁을 드린다면 제 플래너에는 3개월 분의 데일리 속지가 들어간다고 이야기 했는데, 이것도 넣는 방법이 있습니다. 지금이 5월 달이라고 하면 속지를 4월, 5월, 6월 분을 넣는 겁니다. 현재 쓰고 있는 달이 가운데 있으면 플래너를 폈을 때 왼쪽, 오른쪽의 높이가 대충 맞기 때문에 일일 계획이라던가 메모를 쓸 때 매우 편하답니다.

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