함박눈이 내리는 날에 커다란 통 유리로 되어 있는 창가에 있는 테이블에 앉자 노트북을 열어 놓고 따스한 커피
한잔을 마시며 일을 하고 있는 모습을 생각해 본 경험이 있을 겁니다. 얼마 전에 서울에 함박눈이 내리던
날 여의도에 있는 한 커피숍에서 커피와 노트북을 놓고 일을 했지요.
보통은 홈오피스에서 대부분의 일들을 합니다. 하지만 일에 집중이 잘
안되거나 또는 외부에 약속이 있거나 또는 향기로운 커피가 생각날 때는 노트북을 집어 들고 커피숍으로 발길을 향합니다.
인터넷은 커피숍에서 제공되는 것을 사용할 때도 있지만 집 근처 소규모 커피숍이 경우 아이폰에 연결하여 테더링으로
인터넷을 사용하곤 합니다. 외부에서 하는 일의 대부분은 집필 또는 강의안 구성이기 때문에 인터넷은 잘
하지 않습니다. 아니 일부러 하지 않습니다. 그래야 일에
더 몰입 할 수 있기 때문입니다.
이렇듯 저의 일상을 이야기 하면 많은 분들이 부러워합니다. 사실 부러워
할만 합니다. 저 또한 딱딱한 사무실에서 일한 기간이 꽤 되기에 그 답답함을 잘 알지요.
최근 국내에 들어와 있는 외국기업과 소규모기업들이 직원들에게 탄력적인 근무형태를 제공하고 있거나 이제 막 제공하기
시작하고 있습니다. 최근 노동력은 지식을 기반으로 일을 처리하는 경우가 많아지고 있고 사무실 보다 외부에서
처리하는 일들이 대부분인 경우도 늘어가고 있기 때문 입니다. 이러한 직원들은 굳이 전쟁과 같은 출근시간을
허비하고 기진맥진한 상태에서 효율적인 일을 바라기에는 문제가 있다고 판단한 것이지요. 또한 사무실에
직원 개개인의 자리를 놓기란 많은 비용을 들어간다는 소리와 같습니다. 따라서 자리를 축소하고 사무실에
들어와 일을 해야 할 경우 비워 있는 자리에서 일을 하고 또 나가는 형식으로 할 경우 그에 따른 많은 비용 절감하게 됩니다.
당신이 이러한 멋진 장소에서 일을 하고 싶다면 그만큼의 책임을 지고 자기관리에 철저해야 가능하게 됩니다. 사무실 안에서는 자신의 상사의 눈치와 동료간 또는 팀간의 경쟁 등 보이지 않는 통제에 일에 집중을 하지만 외부에서
홀로 일을 해야 할 경우 통제력을 잃어 일을 그릇 칠 수 있기 때문입니다.
저는 내일도 압구정에 있는 멋진 카페에서 집필을 하려 합니다. 네
이건 염장성 마무리 입니다.
시간관리 그것도 디지털 도구를 이용한 디지털 시간관리를 하고 시간관리에 대해 강의까지 하는 것으로 알려져 있다 보니 저에게 많은 분들께서 관심을 가져 주시더군요. 그런데 그 관심이 시간관리라는 것이 아닌 강사인 당신 그것도 디지털 도구로 활용해서 효과적인 시간관리를 한다고 하던데 어떤 도구를 쓰고 있고 어떻게 활용하고 있는지에 대한 것이었습니다.
모든 분들이 그러하겠지만, 저 또한 제가 활용하는 도구에 제 개인적인 내용이 모두 들어가 있습니다. 그럼에도 불구하고 잠시 제가 방심하고 있는 틈을 타 제 도구를 들쳐 보는 경우를 보게 되었습니다. 이러한 일들이 종종 발생하게 되자 저 또한 안되겠다라는 생각에 당장 모든 시스템에 패스워드를 걸어 놓게 되었습니다. 확실히 패스워드를 걸어 놓은 뒤 부터 들쳐 보는 일들이 사라지게 되었습니다.
사실 저 또한 메모에 맛을 들여 한참 머릿속에 막 생각나는 것들을 기자수첩에 아무런 형식도 구색도 갖추지도 않은 그런 메모만을 했을 때 다른 사람들은 어떻게 메모를 할까? 라는 혹이심이 생기게 되었는데, 어느날 화장품 영업을 하던 사촌형의 수첩을 우연하게 보게 되었는데, 그 수첩에 적혀 있는 메모가 매우 치밀하고 잘 정리되어 있는 것을 보고 내가 메모를 잘 못하고 있었다는 사실을 께닭게 되었습니다. 그리곤 그 수첩을 한참을 들여다 보고 있다가 사촌형에게 들켜 한참을 혼난 일이 있었습니다.
분명한 것은 시간관리든 메모든 어느 정도 시간이 지나면 다른 사람의 것이 아닌 자신만의 방식을 만들어야 합니다. 하지만, 맨 땅에 헤딩하는 것 보다 다른 사람의 방식을 도입하여 활용하다가 자신의 것으로 조금씩 바꾸어 완전히 자신의 것으로 만들면 보다 빠르고 비교적 쉽게 적응 할 수 있지 않을까 하여 제가 활용하는 디지털 시간관리 도구 및 활용하는 방식에 대해 소개 하고자 합니다.
먼저 제가 디지털 시간관리를 위해 활용하는 도구 및 소프트웨어 입니다.
도구 : 노트북(PC), 스마트폰(휴대폰+PDA), 프린터
소프트웨어 : Outlook, OneNote, Think Wise, SPB Diary, OneNote Mobile
노트북은 가능한 작은 것을 활용하는 편 입니다. 아무래도 노트북의 사용 목적이기 때문 입니다. 단 액정에 표현 할 수 있는 해상도는 가능한 높은 것을 선호 합니다. 그래야 작은 화면에 많은 정보를 표현 할 수 있기 때문 입니다. 작은 해상도일 경우 Outlook을 실행해 보면 화면에 표현되는 정보가 많이 표현되지 않기 때문에 매우 불편한 상황이 만들어져 되려 일에 대한 효율을 떨어지게 되기 때문입니다.
노트북에서의 시간관리 담당은 Think Wise와 Outlook을 사용하고 있습니다. Think Wise는 Mindmap 전용 소프트웨어 입니다. 주로 목표 및 계획을 만들어 갈 때 활용하며, 연간, 월간, 주간 계획을 작성한 다음 프린터로 프린트하여 책상 앞에 붙여두어 항상 내 자신에 대한 목표와 계획을 확인합니다. 또한 Think Wise에 작성한 계획을 Outlook로 전송하여 일일이 옮겨가는 작업을 하지 않아도 되어 간편하게 Outlook상에 계획으로 만들 수 있습니다.
Outlook의 경우 간혹 윈도우를 설치하면 그 윈도우에 기본으로 제공하고 있는 Outlook Express로 착각하는 경우가 있는데 Outlook Express는 이메일 전용 소프트웨어 입니다. 제가 이야기 하고자 하는 Outlook는 이메일 뿐만 아니라 일정, 할일, 메모, 주소록 등의 기능을 동반하고 있는 일정관리용 소프트웨어 입니다. 한 때는 PDA를 구입하면 번들용 소프트웨어로 Outlook를 제공했지만, 지금은 오직 MS Office에 포함되어 판매되고 있습니다.
또 Outlook외에 또 하나의 소프트웨어를 활용하고 있는데, 주로 메모를 담당하고 있는 OneNote 입니다. 이 또한 Ms Office 제품군의 일부로 각종 메모와 스크랩을 담당하고 있기 때문에 저 나름대로 지식 데이터베이스로 활용하고 있습니다. 이 소프트웨어의 재미난 기능 중 하나가 회의나 미팅시 메모한 내용 중 내가 해야 할 일들이 있을 때 그 메모 옆에 체크만 해주면 그 체크된 것이 Outlook의 할 일에 알아서 들어가게 됩니다. 결국 회의 때 내가 해야 할 일을 하나 빠짐없이 처리하게 되어 일의 효율을 극대화 하는데 한 몫을 하게 됐습니다.
스마트폰의 경우 스마트폰 이전에 PDA를 주로 활용했습니다. 물론 휴대폰도 따로 휴대하고 있었습니다. 이미 눈치 채신 분도 계시겠지만, 항상 PDA와 휴대폰 이 두 가지를 항상 휴대해야 했기 때문에 가방을 따로 가지고 다니지 않을 때에는 주머니가 묵직해져 보기도 좋지 않았고 무게도 있어서 정말 불편하기 짝이 없었습니다. 그래도 일에 대한 효율을 생각하면 어쩔 수 없이 들고 다녀야 했습니다.
최근 급속히 발전하는 기술 덕에 지금의 휴대폰 보다는 조금은 크지만, PDA와 휴대폰이 하나로 결합된 스마트폰이 휴대폰을 제조하는 국, 내외 기업의 경쟁으로 인해 매우 만족할 수 있는 수준만큼 제작되어 판매되고 있습니다. 당연히 PDA와 휴대폰을 불편하게 사용하던 저에게는 좋은 소식 이였고 지금 제 손에서 매일 많을 일을 담당하게 되었습니다.
앞서 노트북에서는 Outlook가 시간관리를 담당한다고 했지만, 아쉽게도 스마트폰에서는 Outlook가 없습니다. 다만, 이와 비슷하게 일정, 할일, 메모, 주소록이 개별적으로 구성되어 있어 한 눈에 빠르게 파악할 수 없어서 불편한 면들이 크게만 보였기 때문에 이를 대체할 수 있는 SPB Diary를 쓰게 되었고, 메모용으로는 노트북에서의 OneNote가 스마트폰용인 OneNote Mobile용으로 개발되어 있어 텍스트, 이미지(사진), 보이스(음성) 형태의 조합으로 메모를 합니다. 이 또한 스마트폰에 달려 있는 카메라와 마이크를 통해 가능해진 것입니다.
이제 좀 정리를 한다면
목표 및 계획은 노트북에서 Think Wise로 작성한 후 연간, 월간, 주간은 프린트 하여 책상 앞에 붙여 놓고 월간 및 주간을 Outlook으로 보냅니다. 주로 자리에서 일을 할 때는 Outlook 이용하다가 외부 활동을 할 때는 Outlook의 일정 모두를 스마트폰으로 Sync한 뒤 외부 활동을 합니다. 물론 외부 활동을 마치고 돌아오면 바로 스마트폰의 일정을 다시 Outlook로 돌려 줍니다. 따라서 항상 Outlook의 일정 데이터와 스마트폰의 데이터는 같을 수 밖에 없습니다.
지금까지 제가 활용하고 있는 디지털 플래닝 시스템을 소개해 드렸습니다. 특별히 거창하지도 그렇다고 뒤지지 않은 그러한 형태의 시스템 입니다. 그렇다고 저에게 딱 맞는 것은 아닙니다. 딱 맞는 것을 찾으라면 정말 많은 시간을 찾는데 투자해야 할 것입니다. 그렇다고 찾는다는 보장도 없겠지요. 필요하면 그 소프트웨어에 자신의 시스템을 맞추어 활용 할 줄도 알아야 합니다.
이미 잘 아시는 분들도 계시겠지만, 4년 동안 잘 활용하던 소니 노트북이 문제가 생겨 지금의 맥북을 구입하게 되었습니다.
소니 노트북에 2007년 10월에 lcd를 거금을 들여 갈아 끼우고, 하드디스크 마져 80기가로 갈아 끼운 마당에 그냥 버리자니... 해서 눈오는 월요일에 큰맘 먹고 소니 A/S센터로 갔습니다. 그리고... 몇 시간이 지난 뒤 결과가 나왔습니다.
그 결과는.... '아무런 문제가 없습니다.' 라는 겁니다.
문제가 있었던 것은 노트북에 깔려 있던 O/S 였습니다. 모두 자동으로 되는 그런 윈도우를 설치 했던 것이 화근 이였습니다. 드라이버들 간에 충돌로 문제가 되었던 것을 그 것도 모르고 문제가 된 윈도우를 계속해서 설치했으니... 당연히 문제가 해결 되지 않은 것 처럼 보인 것이죠... 윈도우만 다른 것으로 설치했어도...
약 4년간 저와 함께 동거동락하던 소니 노트북이 하드웨어상에 문제가 발생하기 시작 했습니다. 처음에는 윈도우에 문제가 있는 것이 아닌가 라는 생각으로 몇 번의 포맷과 프로그램 설치를 하였으나 결과는 시간낭비 였다는 겁니다.
결국 새 노트북을 구입하기로 마음을 먹고 나서 평소 눈여겨 보던 맥북 구입하게 되었습니다. 그러나 생소한 OS인 맥 OS를 다루기란 쉽지는 않더군요. 그래도 몇 시간 이래저래 만져 보니 조금씩 제가 사용하고자 하는 대로의 구성으로 맞추기 시작 했습니다.
그래도 윈도우에서 하던 것들이 있기에 하드디스크 중 일부를 윈도우에 할당하여 윈도우를 설치 했습니다. (이거 보통 작업이 아니더군요) 아무래도 아웃룩에 담아놓은 자료가 제일 중요하기 때문에 오피스부터 인스톨 하고 아웃룩을 셋팅 했습니다. 그리고 이렇게 글을 쓰고 있습니다.
아마도 다음 강의 때에는 맥의 키노트를 활용한 프리젠테이션을 보실 수 있지 않을까 생각 됩니다. :)
검둥이로 질르셨군요,
어떤 작업을 많이 하시는지는 모르지만,
차츰 Mac 에 익숙해질거라 생각이 듭니다,
처음엔 윈도우에서 했던 대부분의 작업이, Mac 에서도 원활이 돌아간다는 것을 아실테구요,, 그리고 Mac 만이 가진 새로운 컴퓨터 라이프를 느끼게 되실거 같네요,,
제일 처음은, Mac OS X 에 익숙해지시고,
그다음은 나에게 맞는 어플리케이션을 찾는것부터,,
저와 함께 많은 강의와 작업들을 함께한 노트북이 저와 첫 만남이 있은 지 4년이 된 지금 생을 마감하려고 하네요. 느닷없이 마우스 커서가 자연스럽지 못하고 CPU 마저도 100%가 되는 현상이 일어나더니 어제는 부팅도 되지 않았습니다. 혹 바이러스나 스파이웨이 탓이 아닌가 라는 생각에 각종 백신 소프트웨어를 통해 구석구석 찾아 봤지만, 결과는 없다고 하고… 또 윈도우 탓이 아닌가 라는 생각에 하드 디스크를 포맷하고 새로 설치를 해 봤지만, 결과는 여전 하더군요.
이렇게 고민과 고생을 하는 도중에 부팅까지 되지 않고 떠나려는 노트북에 결국 매스를 들었습니다. 4시간 사투 끝에 힘겹게 살려내기는 했는데, 여전히 불안한 행동을 하더군요. 딱 1년만 더 함께 해주기를 바랄 뿐입니다.
그래도 액정이 어두워져 새로 갈아 준지 얼마 되지 않았고, 하드디스크도 새로 갈아 준지가 얼마 되지 않는데, 좀더 함께 해주어야 되지 않겠니? 노트북아…
흔히 노트북을 휴대가 가능한 데스크탑 PC 정도로 생각하는 사람이 많습니다. 물론 요즘에는 데이크탑 PC의 대체용으로 17”이상의 노트북들이 나오기는 하지만, 제가 이야기 하고자 하는 것은 노트북으로 서의 기본 용도와 함께 활용할 수 있는 소프트웨어를 이야기 하고자 하는 것입니다.
노트북의 최고 장점이라면 휴대성 입니다. 언제 어디서든 이동하면서 원하는 작업들을 할 수 있다는 것 때문에 많은 사람들이 데스크탑 PC 보다는 노트북을 선호하는 이유이기도 합니다. 그럼에도 노트북의 장점 중 하나인 이동성 외에는 기존 데스크탑 PC와 다를 것이 없을 정도로 평범하게 활용하는 정도로 그치는 것이 대부분이라는 것입니다.
노트북에 필요한 적절한 소프트웨어를 잘 활용한다면 노트북을 노트북답게 활용할 수 있습니다.
1. 무선 인터넷은 필수
인터넷 사용은 이미 필수가 되어 요즘 출시되는 노트북에는 저마다 나름대로의 무선 랜카드를 갖추고 있습니다. 하지만, 무선 랜카드는 AP(Access Point)가 있는 특정한 장소의 반경 내에서만 인터넷이 가능 하기 때문에 ‘언제 어디서든’이라는 말을 적용하기 어렵습니다. 이러한 공간적 제한에서 자유롭게 이동하며 무선 인터넷을 즐길 수 있는 서비스들이 나오고 있습니다.
아직까지는 지역적인 한계 또는 이용요금 때문에 망설일수도 있기는 하지만, 결국 시간이 해결 할 수 있는 부분이라 생각됩니다.
2. 웹 컨텐츠는 RSS 리딩으로
작업을 하다가 필요에 의해 웹 검색을 하곤 하는데, 이 때 유용한 컨텐츠가 많다고 생각 되는 사이트이면 제일 먼저 RSS(Really Simple Syndication)구독 서비스를 제공하고 있는지부터 찾아 봅니다. RSS 서비스를 제공하는 경우 바로 RSS 리딩 소프트웨어에 등록을 해 둡니다. 이렇게 등록을 해두면 다음에 해당 웹사이트에 가지 않아도 업데이트 되는 컨텐츠를 RSS 리딩 소프트웨어를 통해 모두 읽을 수 있기 때문 입니다.
이렇게 RSS 리딩 소프트웨어에 등록해 두고 업데이트된 내용을 읽게 되면 일일이 해당 사이트에 찾아가 업데이트된 내용을 읽을 필요가 없기 때문에 그만큼 시간을 절약 할 수 있을 뿐만 아니라 노트북의 가장 치명적인 배터리 사용시간 또한 절약 할 수 있기 때문 입니다.
또 하나의 장점이 있다면 업데이트된 내용을 RSS 리딩 소프트웨어에 남아 있기 때문에 나름대로의 데이터베이스를 자연스럽게 구축 할 수 있다는 것입니다.
아웃룩에도 이와 같은 RSS 리딩 기능이 있어 시간관리, 메일, 메모, RSS 모두 통합 관리를 할 수 있습니다.
3. 무선 기능이 있는 주변기기 활용
앞에서도 이야기 했듯 노트북의 최대 장점은 휴대성 입니다. 따라서 노트북을 휴대 할 때에는 그에 필요한 주변기기 또한 단순해져야 합니다. 컴퓨터 사용 중에 가장 많이 사용하는 주변기기는 마우스 입니다. 요즘 판매하고 있는 마우스는 데스크탑 PC용 마우스와 노트북용으로 일반 마우스보다 사이즈가 작게 나오고 있고 무선 기능을 추가해 보다 휴대성을 높이고 있고, 무선 기능 중 하나인 블루투스 기능이 있는 주변기기들을 잘 활용한다면 휴대성을 더욱 높일 수 있을 뿐만 아니라 선들이 없기 때문에 간편하게 활용할 수 있습니다.
4. 단축키 및 포인터 패드 활용
노트북에는 기본적으로 마우스를 대체할 수 있는 포인터 패드나 포인터 스틱이 장착되어 있습니다. 이는 기본적인 주변기기가 없이 순수 노트북만 있어도 언제든지 원하는 작업을 할 수 있다는 뜻이기도 합니다. 물론 노트북용 무선 마우스를 써도 되지만, 보다 심플하고 휴대성을 강조 하고 싶다면 포인터 패드에 익숙해 지는 것도 좋습니다. 한번 익숙해 지면 그래픽과 같은 섬세한 작업을 제외하곤 마우스 보다 편하게 활용할 수 있습니다.
대부분의 소프트웨어에는 단축키 기능이 들어가 있습니다. 최근 출시된 MS Office 2007에는 ‘Alt’키를 누르면 각 메뉴에 필요한 단축키가 표시되어 초보자라도 쉽게 단축키를 활용할 수 있습니다. 단축키를 활용하면 마우스나 포인트 패드를 활용하는 시간을 보다 줄일 수 있기 때문에 빠른 작업을 하는데 매우 효과적 입니다.
5. 정기적인 백업 관리
휴대성이 높은 만큼 이동하다가 분실 되거나 파손(특히 하드디스크)될 가능성이 매우 높습니다. 스스로 조심스럽게 관리를 잘 한다고 해도 사고는 예고된 것이 아니라는 것을 알아야 합니다. 노트북을 분실 하거나 파손되었을 때 가장 먼저 생각나는 것은 바로 하드디스크에 들어 있는 데이터 입니다. 노트북이야 여건에 따라 새로 구입하면 되지만, 안에 들어 있던 데이터는 그럴 수 없기 때문 입니다. 따라서 정기적인 데이터 백업 필수 입니다.
가능한 노트북에 들어가 있는 하드디스크 용량보다 3배 이상 되는 외장형 하드디스크를 구비할 필요가 있습니다. 한번 백업을 했다고 해서 끝나는 것이 아니라 최소 2회분의 백업 분량을 담아 두어야 보다 안전한 데이터 백업 관리를 할 수 있기 때문 입니다.
백업은 일주일에 1회가 가장 좋고 길어야 2주에 1회는 해 주셔야 후회 할 일이 없습니다.
* 노트북 구입에 관한 조언
노트북을 구입 하고자 할 때는 먼저 적당한 사이즈와 무게를 보는 것이 좋습니다. 노트북을 주로 활용하고자 한다면 최소 12”이상의 노트북을 구입하는 것이 좋습니다. 그 이하의 경우 오랫동안 작업을 하는데 눈의 피로도를 높일 수 있으며 작은 키보드 때문에 손의 피로 또한 쉽게 올 수 있습니다.
노트북을 휴대하기 위한 가방 또한 필수입니다. 가방을 구입할 때에는 반드시 노트북 전용가방을 구입하는 것이 좋습니다. 단지 멋 때문에 디자인이 강조된 일반 가방에 노트북을 넣고 다니다가 액정 등 파손되는 경우를 종종 볼 수 있습니다. 만일 기존에 가지고 있던 가방에 넣고 다니려고 한다면 충격흡수가 좋은 노트북 전용 포치 등을 구입하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.
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