시간관리 그것도 디지털 도구를 이용한 디지털 시간관리를 하고 시간관리에 대해 강의까지 하는 것으로 알려져 있다 보니 저에게 많은 분들께서 관심을 가져 주시더군요. 그런데 그 관심이 시간관리라는 것이 아닌 강사인 당신 그것도 디지털 도구로 활용해서 효과적인 시간관리를 한다고 하던데 어떤 도구를 쓰고 있고 어떻게 활용하고 있는지에 대한 것이었습니다.

 

모든 분들이 그러하겠지만, 저 또한 제가 활용하는 도구에 제 개인적인 내용이 모두 들어가 있습니다. 그럼에도 불구하고 잠시 제가 방심하고 있는 틈을 타 제 도구를 들쳐 보는 경우를 보게 되었습니다. 이러한 일들이 종종 발생하게 되자 저 또한 안되겠다라는 생각에 당장 모든 시스템에 패스워드를 걸어 놓게 되었습니다. 확실히 패스워드를 걸어 놓은 뒤 부터 들쳐 보는 일들이 사라지게 되었습니다.

 

사실 저 또한 메모에 맛을 들여 한참 머릿속에 막 생각나는 것들을 기자수첩에 아무런 형식도 구색도 갖추지도 않은 그런 메모만을 했을 때 다른 사람들은 어떻게 메모를 할까? 라는 혹이심이 생기게 되었는데, 어느날 화장품 영업을 하던 사촌형의 수첩을 우연하게 보게 되었는데, 그 수첩에 적혀 있는 메모가 매우 치밀하고 잘 정리되어 있는 것을 보고 내가 메모를 잘 못하고 있었다는 사실을 께닭게 되었습니다. 그리곤 그 수첩을 한참을 들여다 보고 있다가 사촌형에게 들켜 한참을 혼난 일이 있었습니다.

 

분명한 것은 시간관리든 메모든 어느 정도 시간이 지나면 다른 사람의 것이 아닌 자신만의 방식을 만들어야 합니다. 하지만, 맨 땅에 헤딩하는 것 보다 다른 사람의 방식을 도입하여 활용하다가 자신의 것으로 조금씩 바꾸어 완전히 자신의 것으로 만들면 보다 빠르고 비교적 쉽게 적응 할 수 있지 않을까 하여 제가 활용하는 디지털 시간관리 도구 및 활용하는 방식에 대해 소개 하고자 합니다.

 

먼저 제가 디지털 시간관리를 위해 활용하는 도구 및 소프트웨어 입니다.

 

도구 : 노트북(PC), 스마트폰(휴대폰+PDA), 프린터

소프트웨어 : Outlook, OneNote, Think Wise, SPB Diary, OneNote Mobile

 

노트북은 가능한 작은 것을 활용하는 편 입니다. 아무래도 노트북의 사용 목적이기 때문 입니다. 단 액정에 표현 할 수 있는 해상도는 가능한 높은 것을 선호 합니다. 그래야 작은 화면에 많은 정보를 표현 할 수 있기 때문 입니다. 작은 해상도일 경우 Outlook을 실행해 보면 화면에 표현되는 정보가 많이 표현되지 않기 때문에 매우 불편한 상황이 만들어져 되려 일에 대한 효율을 떨어지게 되기 때문입니다.

 

노트북에서의 시간관리 담당은 Think Wise와 Outlook을 사용하고 있습니다. Think Wise는 Mindmap 전용 소프트웨어 입니다. 주로 목표 및 계획을 만들어 갈 때 활용하며, 연간, 월간, 주간 계획을 작성한 다음 프린터로 프린트하여 책상 앞에 붙여두어 항상 내 자신에 대한 목표와 계획을 확인합니다. 또한 Think Wise에 작성한 계획을 Outlook로 전송하여 일일이 옮겨가는 작업을 하지 않아도 되어 간편하게 Outlook상에 계획으로 만들 수 있습니다.

 

Outlook의 경우 간혹 윈도우를 설치하면 그 윈도우에 기본으로 제공하고 있는 Outlook Express로 착각하는 경우가 있는데 Outlook Express는 이메일 전용 소프트웨어 입니다. 제가 이야기 하고자 하는 Outlook는 이메일 뿐만 아니라 일정, 할일, 메모, 주소록 등의 기능을 동반하고 있는 일정관리용 소프트웨어 입니다. 한 때는 PDA를 구입하면 번들용 소프트웨어로 Outlook를 제공했지만, 지금은 오직 MS Office에 포함되어 판매되고 있습니다.

 

또 Outlook외에 또 하나의 소프트웨어를 활용하고 있는데, 주로 메모를 담당하고 있는 OneNote 입니다. 이 또한 Ms Office 제품군의 일부로 각종 메모와 스크랩을 담당하고 있기 때문에 저 나름대로 지식 데이터베이스로 활용하고 있습니다. 이 소프트웨어의 재미난 기능 중 하나가 회의나 미팅시 메모한 내용 중 내가 해야 할 일들이 있을 때 그 메모 옆에 체크만 해주면 그 체크된 것이 Outlook의 할 일에 알아서 들어가게 됩니다. 결국 회의 때 내가 해야 할 일을 하나 빠짐없이 처리하게 되어 일의 효율을 극대화 하는데 한 몫을 하게 됐습니다.

 

스마트폰의 경우 스마트폰 이전에 PDA를 주로 활용했습니다. 물론 휴대폰도 따로 휴대하고 있었습니다. 이미 눈치 채신 분도 계시겠지만, 항상 PDA와 휴대폰 이 두 가지를 항상 휴대해야 했기 때문에 가방을 따로 가지고 다니지 않을 때에는 주머니가 묵직해져 보기도 좋지 않았고 무게도 있어서 정말 불편하기 짝이 없었습니다. 그래도 일에 대한 효율을 생각하면 어쩔 수 없이 들고 다녀야 했습니다.

 

최근 급속히 발전하는 기술 덕에 지금의 휴대폰 보다는 조금은 크지만, PDA와 휴대폰이 하나로 결합된 스마트폰이 휴대폰을 제조하는 국, 내외 기업의 경쟁으로 인해 매우 만족할 수 있는 수준만큼 제작되어 판매되고 있습니다. 당연히 PDA와 휴대폰을 불편하게 사용하던 저에게는 좋은 소식 이였고 지금 제 손에서 매일 많을 일을 담당하게 되었습니다.

 

앞서 노트북에서는 Outlook가 시간관리를 담당한다고 했지만, 아쉽게도 스마트폰에서는 Outlook가 없습니다. 다만, 이와 비슷하게 일정, 할일, 메모, 주소록이 개별적으로 구성되어 있어 한 눈에 빠르게 파악할 수 없어서 불편한 면들이 크게만 보였기 때문에 이를 대체할 수 있는 SPB Diary를 쓰게 되었고, 메모용으로는 노트북에서의 OneNote가 스마트폰용인 OneNote Mobile용으로 개발되어 있어 텍스트, 이미지(사진), 보이스(음성) 형태의 조합으로 메모를 합니다. 이 또한 스마트폰에 달려 있는 카메라와 마이크를 통해 가능해진 것입니다.

 

이제 좀 정리를 한다면

 

목표 및 계획은 노트북에서 Think Wise로 작성한 후 연간, 월간, 주간은 프린트 하여 책상 앞에 붙여 놓고 월간 및 주간을 Outlook으로 보냅니다. 주로 자리에서 일을 할 때는 Outlook 이용하다가 외부 활동을 할 때는 Outlook의 일정 모두를 스마트폰으로 Sync한 뒤 외부 활동을 합니다. 물론 외부 활동을 마치고 돌아오면 바로 스마트폰의 일정을 다시 Outlook로 돌려 줍니다. 따라서 항상 Outlook의 일정 데이터와 스마트폰의 데이터는 같을 수 밖에 없습니다.

 

지금까지 제가 활용하고 있는 디지털 플래닝 시스템을 소개해 드렸습니다. 특별히 거창하지도 그렇다고 뒤지지 않은 그러한 형태의 시스템 입니다. 그렇다고 저에게 딱 맞는 것은 아닙니다. 딱 맞는 것을 찾으라면 정말 많은 시간을 찾는데 투자해야 할 것입니다. 그렇다고 찾는다는 보장도 없겠지요. 필요하면 그 소프트웨어에 자신의 시스템을 맞추어 활용 할 줄도 알아야 합니다.

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몇 일전 출판사로부터 ‘기존 아웃룩 책들이 팔리지 않아 다른 내용으로 생각하는 것이 좋겟다’라는 말을 들었습니다. 사실 전 아웃룩 관련 책을 준비하는 것이 아니라 시간관리에 관한 기획서 였지요.

 

한 때 MS Office에 들어가 있는 아웃룩은 프로그램이 무겁다고 해서 잘 사용하지 않았습니다. 물론 익스체인지 서버를 사용하는 회사에서는 의무적으로 사용할 수 밖에는 없었지요. 그러나 개인들은 그렇지 않았습니다. 저 또한 꽤 많은 리소스를 차지 하는 프로그램은 좋아하지 않았으니 말이죠.

 

하지만 이는 하드웨어가 받쳐주지 않았을 때 이야기 입니다. 지금의 하드웨어는 웬만한 프로그램을 띠워 놔도 잘 돌아가는 만큼 발 받쳐주기 때문에 아웃룩은 필수적인 상주 프로그램이 되었습니다.

 

이렇게 아웃룩을 쓰려면 MS Office을 구입 하거나 별도로 아웃룩만을 구입해야 했습니다만 PDA가 판매 되면서 그 안에 아웃룩을 번들 프로그램으로 배포하게 되었지요. 그 덕(?)에 아웃룩 사용자가 더욱 많아지게 되었고, 거기에 휴대폰 제조업체들이 Pocket PC가 탑제된 PDA폰이나 스마트폰을 발매하면서 더더욱 개인의 아웃룩 사용자가 늘어나게 되었습니다.

 

기업들 또한 내부 인트라넷용으로 익스체인지 서버를 상당 도입하여 사용하고 있습니다.

 

이러한 시점에 아웃룩 시장이 없다고 이전 책들이 팔리지 않았다고 생각하는 것은 뭘까요?

 

시간관리 도구로 아웃룩은 매우 효과적입니다. 거기에 메모를 통한 지식기반의 데이터베이스로도 활용하고 주소록을 통한 인맥관리 또한 효율 적이지요 이러한 프로그램을 천덕꾸러기라고 하기엔 좀 그렇지요.

 

아무튼 개인 관리용 프로그램 중 이만한 프로그램을 아직까지는 보지를 못했습니다. MS가 이거 하나만큼은 잘했네요. 물론 손을 좀 봐야 할 것들이 있기는 하지만요^^

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우리나라 사람들은 신분증을 휴대하고 다니는 것 보다 더 많이 휴대하는 것이 바로 휴대폰 입니다. 웬만한 초등학생들도 휴대하고 다닌 다는 휴대폰, 이제는 없어서는 안 되는 생활 필수품이 되어 버리고 말았습니다. 간혹 예전에 사용하던 일명 삐삐를 그리워하시는 분들도계시기는 하지만, 휴대폰의 다른 기능들을 활용한다면 좀 다르게 보지 않을까요?

 

제가 휴대폰을 선택하는 기준은 이렇습니다.

 

1. 주소록과 일정 데이터가 PC의 아웃룩과 싱크 되어야 한다.

2. 휴대폰에 디카가 있어야 하며, 동영상 촬영 또한 잘 되어야 한다.

3. 휴대폰과 PC간의 데이터를 주고 받는데 편리해야 한다.

4. 전화? 당연히 통화가 잘 되어야 한다.

 

이정도 입니다. 물론 요즘에 나오는 휴대폰은 기본 기능 들입니다. 이 정도도 되지 않는 다면 IT 국가에서 살아 남기 힘들겠지요.

 

예전에 휴대폰에 대한 제 생각은 ‘전화기는 전화기로!’ 이였지요. 하지만, 휴대폰의 여러 가지 기능 등을 하나씩 활용하면서 그러한 생각은 변하기 시작 했고, 지금은 나름대로의 정보용 기기로 활용하고 있습니다.

 

먼저 제가 쓰고 있는 휴대폰 모델은 흔히 말하는 ‘샤인폰’ 입니다. 통신사는 엘지텔레콤이고요. 뭐 특정 기기를 말하려고 하는 것은 아님을 분명히 말씀 드립니다. 통신사 또한 그렇고요. 이를 말씀 드리는 것은 특정 기기나 통신사에서 지원을 하지 않을 수 있기 때문 입니다.

 

그럼 저의 경우 휴대폰을 통해 어떠한 것들을 하는지 하나씩 알려 드리겠습니다.

 

1. 기본적인 인맥관리나 시간관리는 PC에서 아웃룩을 활용하여 하고 있습니다. 물론 외부에서는 PDA를 통해 하고 있지만, 전화통화를 하기 위해서 전화번호를 가장 많이 검색하는 것이 바로 휴대폰이죠. 해서 늘 휴대폰의 주소록에는 최신의 인맥 자료가 들어가 있어야 합니다.

 

예전의 휴대폰 모델들은 아웃룩과 싱크 기능이 없었지만, 요즘에 나오는 휴대폰의 대부분 아웃룩과 데이터 싱크 기능을 가지고 있더군요. 아웃룩의 주소록이 업데이트 될 때마다 휴대폰을 연결하여 휴대폰의 주소록도 업데이트 합니다. 또한 일정도 덤으로 업데이트 하지요^^ 급할 땐 휴대폰으로 확인 하거나 입력하는 것도 좋기 때문 입니다.

 

2. 요즘은 휴대폰에 디카가 없으면 구입 조건에서 무조건 탈락 하지요. 그래서 인지 휴대폰에 카메라를 달아 놓은 건지, 아니면 카메라에 휴대폰을 달아 놓은 건지 분간이 쉽지 않은 휴대폰도 있지요. 하지만, 일반 디지털 카메라의 화질이나 기능에 한참 못 미치다 보니 조금만 시간이 지나면 쓰지 않는 것이 휴대폰 카메라 입니다.

 

저 개인적으로는 휴대폰에서 음성통화, 문자전송 다음으로 가장 많이 쓰는 것이 휴대폰 카메라 입니다. 물론 화질이냐 일반 디카에 비교할 수도 없지만, 작품이나 뭔가 남기기 위해서 촬영하는 것이 아니라 단순 메모를 위해서 촬영하기엔 아주 좋습니다. FPUG.org에서 운영하고 있는 Book Study Club에 매달 읽어야 할 책을 선정 할 때도 서점에서 휴대폰 카메라로 책 표지를 바로 찍어 놓기도 하고 길을 가다가 특이한 것들이 있으면 그때 바로 좔용 하기도 합니다. 이렇게 촬영한 것을 PC로 옮겨 놓고 정리를 하지요.

 

또 하나는 휴대폰 카메라로 사진을 촬영할 것을 바로 메일로 보낼 수 있습니다. 누구에게 어떠한 사물을 휴대폰 카메라로 촬영한 뒤 받는 사람의 이메일로 바로 전송 하기도 하지요 때로는 저 스스로에게 메일로 보낼 때도 있습니다. 이렇게 보낸 것을 아웃룩을 통해 메일을 확인하고 받은 사진을 필요에 따라 활용합니다.

 

3번과 4번은 뭐라고 이야기 할 것이 없네요. 당연해야 하는 것이라고 해야 할까요? 휴대폰의 기능이 점차 다양해 지고 멀티미디어를 수용하고 있는 탓에 PC와의 데이터 교환은 잘 이루어 져야 하고 이를 원활하게 하기 위한 소프트웨어 또한 간편하고 간단하게 쓸 수 있도록 해야겠지요.

 

전화 통화는 정말 말할 것도 없지요^^

 

마지막으로 제 휴대폰에는 없는 기능이 하나 있습니다. 개인적으로는 매우 아쉬운 건데요. 바로 통화 중 음성 녹음 입니다. 통화 중 간간히 메모를 해야 할 상황이 오는데, 이럴 때 메모를 바로 할 수 있는 환경이라면 관계 없지만, 그렇지 않는 경우에는 좀 곤란 하겠죠. 이럴 때 바로 음성녹음 버튼을 눌러 녹음 하면 그만 이지요. 하지만, 나중에 바로 아웃룩에 옮겨 적어 놓지 않으면 소용 없다는 거.^^

 

다음 편에서는 PDA 활용에 대해 이야기 하도록 하겠습니다. PDA활용에 대한 내용은 정말 많겠네요. 하지만, 글에 대한 기준은 딱 필요하다고 생각되는 것에 대해 선을 두고 하겠습니다. 그렇지 않으면 그 내용만 가지고 책을 써야 하니 말이죠^^

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지난 3월 정기모임에 뜨거운 관심과 더불어 많은 열정을 보여 주신 여러 회원님에게 감사 드립니다.

3월에 이어 4월 정기모임을 진행 합니다.

이번 정기모임에는 특별히 FPUG 우수회원이신 '이상진'님을 모시고 자기계발 사례와 더불어
디지털 도구인 아웃룩을 활용한 플래닝 방법 그리고 생활에서 활용할 수 있는 여러 팁 등을
전해 드립니다.

또한 '앞서는 나로 거듭나기'라는 주제로 아마추어에서 프로로 전환 하기 위해 갖추어야 할
것들과 그 방법에 대해 강의 합니다.

- 커리큘럼 –

1 Time - 조병천 코치

   1) 아마추어와 프로의 차이
   2) 프로의 자질을 갖추자
   3) 생각의 벽을 허물어라
   4) 자신 외의 것을 존중하라

2 Time - 이상진

   1) 어둠과 혼돈 : 자기계발이나 플래닝을 접해 보기 전, 그저 그렇고 그런 반복된 시계추, 나는 지금 어로 가는가
   2) 북극성을 향해 : 어디가 길인가? 어느 길로 갈 것인가? 어떻게 갈 것인가? 저기 저 북극성을 보며
   3) 마침내 내 손에 나침반을 들고 : 플래너, 아웃룩, 나의 사명, 나의 길, 나의 나침반
   4) 늘 개척자의 정신으로 : 바른 방향으로 꾸준히 한걸음씩, 제 시간에 가기
   5) 아웃룩 사용 사례 : 아웃룩을 통한 플래닝, 자기계발 하는 사례

일시 : 2007년 4월 17일 (화요일) 오후 7시 30분부터 9시 30분 까지 (2시간)

장소 : 강남 토즈 (아래 약도 참조)

강사 : 조병천 코치, 이상진

신청 : 아래의 계좌로 회비 15,000원 입금 후 my@chocoach.com 으로 성함과 연락처를 보내 주세요.

계좌 : 신한은행 345-02-154630 조병천

정원 : 선착순 20명 (강의장 사정으로 당일 접수는 하지 않습니다. 양해 바랍니다.)

참석자 중 추첨하여 Officetutor.co.kr에서 제공하는 55,000원 상당의 8주 온라인 수강권과 e-Book을 구매 할 수 있는 구매권 (5만원 상당)을 드리도록 하겠습니다.


- 2007 전반기 정기모임 안내 –

1월 * 나를 찾아 떠나는 여행
2월 * 전진하라! 나의 목표를 향하여 
3월 * 1억을 만드는 메모법
4월 * 앞서는 나로 거듭나기 / 아웃룩을 통한 플래닝, 자기계발 사례  <======
5월 * 나와 함께 하는 사람 만들기
6월 * 영상과 함께하는 셀프 동기부여 법


강남 토즈 약도

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지난 28일 MS Office 전문 교육센터인 오피스튜터에서 '시간관리와 메모를 아웃룩 품 안에'라는 주제로 강의를 했습니다. 제 생각엔 아웃룩이란 툴을 이용한 시간관리 법과 더불어 메모 법에 관하여 이번 강의가 처음이 아닌가 봅니다.

정원 20명 접수였지만, 더 많은 분들이 신청을 해 줘서 강의장 자리 때문에 고민을 해야 할 정도였으니 그 관심이 이렇게 많을 줄은 몰랐습니다.

사실 이번이 시간관리+아웃룩을 주제로 한 것이 처음 이기에 여러모로 미숙한 부분들이 있었습니다. 이러한 부분들을 정리하여 보강하고 있는데, 보면 볼수록 재미 있는 부분들이 나오 더 군요. 정말 아웃룩의 활용도가 어디까지 인지 모르겠습니다.

강의가 끝나고 오피스튜터 전경수 대표와 이희진 이사와 함께 주스를 마시면서 여러 가지 이야기들을 나누었는데요. 그 중 하나가 이번 기회에 책을 내어 보는 게 어떨까 라는 것입니다. 저야 나름 재미 있을 듯 한데, 아마도 오피스튜터에서는 이희진 이사께서 원고를 써야 하지 않을까 생각되네요^^

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